לא מצליחים להתקדם? 7 צעדים פשוטים לביצוע כל משימה!
מאת סמנטה אמית
"נתקעתם" אי פעם בביצוע משימה? המאמר הבא כולל 7 צעדים פשוטים כדי להצליח לקדם פרויקט או מטלה.
אני לא מאמינה בדחיינות. רבים מהלקוחות שפונים אלי מציינים שהם דחיינים ומבקשים עזרה בהתמודדות עם הבעיה. להבנתי, כשאנחנו לא מתקדמים במשימה מסוימת, קיימת לדבר סיבה. היא עשויה להיות עדיפות שאנחנו מעניקים למשימות אחרות, בעיה של זמנים, חוסר במידע, פחד מכשלון, בעיה בהגדרת השלב הבא ועוד.
עקבו אחר הצעדים הבאים במטרה לקדם מטלות בפרויקט שלכם:
1. תארו מהי הצלחה בעיניכם – אני אוהבת את שיטת GTD Getting Things Done של דיוויד אלן. ההגדרה של אלן לפרויקט היא כל דבר שכולל מספר שלבים.
נניח שאתם תקועים במטלה שהיא חלק מפרויקט גדול יותר ממה שחשבתם במבט ראשון. נאמר ואתם צריכים לארגן שיחת ועידה שבה עליכם לוודא שישתתפו חמישה מנהלים ממחלקות שונות. זו לא מטלה של שלב אחד (אתם צריכים לשריין חדר דיונים, להחליט על הזמן, להגדיר את סדר היום – כל אלה דורשים חשיבה, הכנה מקדימה, שליחת חומרים ועוד). מהו הפרויקט אותו אתם רוצים להשיג? האם אתם יכולים לתאר איך תיראה בעיניכם הצלחת הפרויקט, מה היא תכלול?
2. תכנון השלב הבא – זהו כלל ברזל ב-GTD שנקרא "הפעולה הבאה". אני אוהבת להיעזר בשעות המוקדמות של הבוקר כשהילדים עדיין ישנים, כדי לתכנן ולארגן את סדר היום שלי. חלק מהאנשים לעומת זאת מעדיפים לנצל דווקא את השעות המאוחרות של היום כדי לחשוב על היום הבא. שאלו את עצמם מהו הצעד הבא שאתם צריכים או רוצים לעשות על מנת לקדם את הפרויקט שלכם? על כלל "הפעולה הבאה" עליכם לחזור לאורך כל הפרויקט. בתום כל שלב שאתם מסיימים, חזרו אחורה ושאלו את עצמכם מהי הפעולה הבאה שצריך לעשות? מהו השלב הבא?
לפעמים אנחנו יכולים להיתקע בשלב התכנון, או להגיע למצב של תכנון יתר שמונע מאיתנו להתקדם הלאה. המטרה כאן היא להחליט בצורה מדויקת וברורה מהו הדבר הבא אותו אנחנו רוצים לעשות. לכן אם נשוב לסיבה שאתם קוראים את המאמר הזה מלכתחילה, אם אתם לא מצליחים להתקדם במשימה שלכם אבל אתם יודעים מהו הפרויקט ומהי הצלחה בעיניכם, האם אתם או אדם אחר שאתם מכירים יכולים לבצע את השלב הבא?
לדוגמה, בואו נאמר שאני לא מצליחה להתקדם בשיחת הועידה כיוון שאני לא כותבת את סדר היום. באמצעות שימוש בשיטת "הפעולה הבאה", אני יכולה להבין שאני צריכה להתקשר לעמית לעבודה ולהתייעץ איתו או איתה על סעיף שאמור להיכלל בסדר היום. ברגע שאני מבינה את זה, אני יכולה לבצע את השלב הבא בקלות רבה יותר – להתקשר אל העמית ולהתייעץ.
3. בדיקה מה נחוץ לצורך ביצוע המשימה – בדקו האם קיים עוד משהו שאתם זקוקים לו עבור הפרויקט, שצריך לרכוש או להשיג. זה עשוי להיות אפילו ידע בנוגע לאופן העשייה של משהו. שאלו את עצמכם מה אתם לא יודעים? ניתן לחזור על השלב הזה ביחד עם שלב מספר 2. בכל פעם שתגדירו לעצמכם את הפעולה הבאה, נסו לראות מה חסר לכם על מנת לבצע אותה.
4. בניית מערכת תמיכה ושימורה – ייתכן שתזדקקו לעזרה על מנת לקדם את הפרויקט. היא יכולה להיות מקושרת ישירות לפרויקט, והיא יכולה גם להיות עזרה עקיפה כמו למשל למצוא בייביסיטר לילדים על מנת שיהיה לכם זמן לקדם את הפרויקט. חשבו על האנשים בחייכם שיכולים לתמוך בכם ברמות שונות. אם בדרך כלל אתם עצמאיים ועושים את מרבית הדברים לבד, זו יכולה להיות ההזדמנות לשאול מה תרוויחו מכך שתיתנו לאחרים לעזור לכם?
מערכת תמיכה קשורה גם לקבלת עידוד מהסביבה הקרובה. ייתכן שתרצו אפילו לבקש זאת ישירות מהאנשים שקרובים אליכם. עם זאת, זכרו שהמעריץ מספר אחת שלכם הוא אתם עצמכם. זכרו שחוסר עידוד הוא הסיבה הראשונה שאנשים נכשלים בביצוע משימות. הזכירו לעצמכם: כן, אני מסוגל!
בדוגמה שהזכרנו, הקולגות שלנו יכולים לספק לנו ידע ועזרה לאורך הדרך. לא רק באמצעות האצלת סמכויות או עבודת צוות, אלא גם על ידי בקשה לעצה. קואוצ'ר או מאמן אישי, יכולים גם הם לסייע בתפקיד זה עבור מנהלים.
5. מוכנות לשלם מחיר – במקרים בהם יש רווח, קיים בדרך כלל גם מחיר. האם אתם מוכנים לשלם את המחיר הזה? זו עלולה להיות הסיבה שאתם לא מתקדמים בפרויקט; זהו מהו המחיר?
בדוגמה של שיחת הועידה, ייתכן שעליכם ליצור קשר עם מנהלים מרחבי העולם, ולכן ייתכן שהשיחה תצטרך להתקיים מוקדם בבוקר או מאוחר בערב, דבר שעלול להשפיע על החיים האישיים שלכם. הייו מודעים למחיר, כיוון שזו עלולה להיות הסיבה שאתם לא מצליחים להתקדם.
6. תגמול עצמי – תגמלו את עצמכם על ביצוע המשימה! הידיעה שבסוף ממתין לכם תגמול, בעיקר אם הוא מעצמכם, יכולה לסייע לכם להתקדם.
7. משוב ולמידה – גם רומא לא נבנתה ביום אחד. התבוננות בפרויקט ולמידה על המקום בו התחלתם ועל המקום בו אתם נמצאים כיום, הן חשובות. התבוננו בשבוע שחלף ובכל הדברים שהשגתם במהלכו, ותכננו את הצעד הבא. הסתכלו על מה שעבד עבורכם ועל מה שלא. הייו גאים במה שהשגתם ובדקו את הסעיפים שהוזכרו כדי לראות אם שכחתם משהו או אם חסר לכם משהו.
לסיכום, ברגע שהצעד הראשון הוגדר, הצעד השני הוא קריטי עבור כל משימה. כאשר גם הצעד השני מוגדר היטב – גם אם אתם נתקעים בביצוע משימה כלשהיא, אתם יכולים להבין מהי הבעיה או האם יש צורך להגדיר את המשימה מחדש, ובהמשך לכך - לבצע אותה בהצלחה.
לקריאת המאמר באנגלית:http://j.mp/Howtogetunstuck
